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Autenticidade de documentos arquivísticos digitais: análise de um processo de afastamento

Authenticity of digital records: analysis of a leave of absence process

Autenticidad de documentos archivísticos digitales: análisis de un proceso de permisos y licencias

Marcelo Lopes Kroth
Daniel Flores

Objetivo. Apresenta uma análise dos aspectos que envolvem a presunção de autenticidade de um documento arquivístico nato digital, utilizando o processo de afastamento produzido na Universidade Federal de Santa Maria como estudo de caso.Método. A pesquisa teve como base a metodologia utilizada no Projeto InterPARES. Foram analisados os contextos jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico, considerando a Resolução Nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do Conselho Nacional de Arquivos, que Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.Resultados. O caso analisado trata-se de um sistema informatizado utilizado no processo de afastamento dos servidores docentes e técnico-administrativos em educação. Mais de dezessete mil processos já foram produzidos exclusivamente em meio digital desde que o sistema entrou em operação, no final de 2012.Conclusões. A informatização dos processos contribuiu para a transparência ativa, conforme a Lei nº 12.527/2011, e também reduziu o tempo de trâmite do processo, porém a falta de observância de alguns requisitos de gestão arquivística que recai sobre os documentos nato digitais pode gerar incertezas a respeito da autenticidade, bem como, o risco de perda de parte da memória da universidade em longo prazo.@pt

Objective. It presents an analysis of the issues surrounding the authenticity of presumption of a born digital record, using the leave absence process produced at the Federal University of Santa Maria as a case study.Method. The research was based on the InterPARES Project methodology. The contexts analyzed were legal and administrative, provenance, procedures, documentation and technology, considering a resolution that approves the Guidelines for the Presumption of Archival Digital Document Authenticity.Results. The case analyzed it is a computerized system used in the leave of absence process of teachers and technical and administrative staff in education. More than seventeen thousand documents have produced exclusively in digital media since the system came into operation in late 2012.Conclusions. The computerization contributed to the active transparency and reduced the time processing of the process, but the lack of compliance with some archival management requirements that falls on the digital born documents can generate uncertainty about the process authenticity, as well as the risk of losing part of long-term university´s memory.@en
Objetivo. Presenta un análisis de las cuestiones relacionadas con la presunción de autenticidad de los documentos nato digitales, utilizando el proceso de permisos y licencias producido en la Universidad Federal de Santa Maria como un estudio de caso.Método. La investigación tuvo como base la metodologia utilizada en el proyecto InterPARES. Se analizaron los contextos jurídicos y administrativos de origen, procedimientos, documentación y tecnología, teniendo en cuenta la Resolución n° 37 de 19 de diciembre de 2012 del Consejo Nacional de Archivos de Brasil, dónde se aprueban las Directrices para la Presunción de Autenticidad de documentos archivísticos.Resultados. El caso analizado es un sistema informático utilizado en el proceso de permisos y licencias de los maestros y el personal técnico y administrativo en la educación. Más de trece mil casos se han producido exclusivamente en los medios digitales ya que el sistema entró en funcionamiento a finales de 2012.Conclusiones. La informatización ha contribuido a la transparencia activa, de acuerdo con la Ley n° 12527/2011 y también redujo la marcha del tiempo de todo el workflow, pero la falta de cumplimiento de algunos requisitos de gestión de documentos y preservación digital que recae sobre los documentos nato digitales puede generar incertidumbre sobre el proceso de autenticidad, así como el riesgo de perder parte de la memoria de la universidad a largo plazo.@es

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