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A utilização dos recursos tecnológicos na gestão documental: uma análise do SIPAC-UFPB

Resource use technology in document management: na analysis of SIPAC-UFPB

Tecnología em gestión de recursos de uso del documento: um análisis de SIPAC-UFPB

Giselle de Moura Arantes
Claudialyne da Silva Araujo
Ivanilda Cavalcanti Bezerra
Edcleyton Bruno Fernandes da Silva
Luiz Eduardo Ferreira da Silva
Giselle Moura Arantes
Pablo Matias Bandeira

Introdução: A gestão nas instituições públicas está vinculada ao objetivo de atingir a satisfação do cidadão, uma vez que o Estado tem como finalidade de seus atos o interesse público. Objetivo: Analisar as mudanças proporcionadas pela implementação dos Sistemas de Informação na gestão de documentos no setor do Protocolo Geral da Universidade Federal da Paraíba. Metodologia: A pesquisa tem natureza descritiva com abordagem qualitativa, onde foram aplicados questionários com os técnicos/servidores administrativos que trabalhavam no setor. Resultados: A rigor, descrevemos e analisamos algumas das funcionalidades do SIG, com ênfase no módulo protocolo do SIPAC, nas atividades-meio (administrativas) sem deixar de avaliar o desenvolvimento da gestão documental. A pesquisa ressalta a dinâmica de acesso e uso das informações produzidas, da abertura dos processos à gestão documental, considerando o curso das mudanças tecnológicas nos procedimentos, desde o uso de fichas para a representação da informação e a tramitação de processos administrativos, que eram exclusivamente em suporte de papel, até a implementação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, em 2013, a qual possibilitou a descentralização e o acesso mais amplo aos procedimentos administrativos. Conclusões: Identificamos a otimização dos serviços reconfigurados com o sistema híbrido – eletrônico/papel –, como também melhorias no processo de gestão da informação.@pt

Introduction: Management in public institutions is linked to the goal of achieving citizen satisfaction, since the State has the public interest as its purpose. Objective: To analyze the changes brought about by the implementation of Information Systems in document management in the sector of the General Protocol of the Federal University of Paraíba. Methodology: The research has a descriptive nature with a qualitative approach, where questionnaires were applied with the administrative technicians / servers that worked in the sector. Results: Strictly, we describe and analyze some of the functionalities of the GIS, with emphasis on the protocol module of SIPAC, in the medium-administrative activities, while evaluating the development of document management. The research highlights the dynamics of access and use of information produced, from opening processes to document management, considering the course of technological changes in procedures, from the use of records to the representation of information and the processing of administrative processes, which were exclusively in paper format, until the implementation of the Integrated System of Patrimony, Administration and Contracts in 2013, which enabled decentralization and broader access to administrative procedures. Conclusions: We identified the optimization of services reconfigured with the hybrid system - electronic / paper - as well as improvements in the information management process.@en
Introducción: La gestión en las instituciones públicas tiene como objetivo alcanzar la satisfacción del ciudadano/cliente. Objetivo: Analizar los cambios que se generaron a partir de la implementación de Sistemas de Información en la gestión de documentos en el sector de Protocolo General de la Universidad Federal de Paraíba. Metodología: Es una investigación de naturaleza descriptiva con abordaje cualitativo, para lo que se aplicaron cuestionarios a los técnicos/administrativos que trabajan en el sector. Resultados: En rigor, describimos y analizamos algunas de las funcionalidades del SIG, con énfasis en el módulo de protocolo del SIPAC, en las actividades secundarias (administrativas), evaluando también el desarrollo de la gestión documental. La investigación ressalta la dinámica de acceso y uso de la información producida y la apertura de procesos a la gestión documental. Se considera el curso de los cambios tecnológicos en los procedimientos, desde el uso de fichas para la representación de la información y la tramitación de procesos administrativos, que eran exclusivamente en soporte papel, hasta la implementación del Sistema Integrado de Patrimonio, Administración y Contratos, en el año 2013. Dicha implementación posibilitó la descentralización y un acceso más amplio a los procedimientos administrativos. Conclusiones: Identificamos la optimización de los servicios re-configurados con el sistema híbrido - electrónico/papel - así como mejoras en el proceso de gestión de la información.@es

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