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Appointment scheduling and the patient registration tool in dental clinics

Herramienta para la planificación de citas y registro de pacientes en clínicas estomatológicas

Alain Manuel Chaple-Gil
Carlos Eduardo Díaz-Abascal
Yamilé Baganet-Cobas

El otorgamiento de citas estomatológicas a pacientes solicitantes suele ser un problema cuando no se cuenta con las herramientas automatizadas para disminuir el tiempo de realización y optimizar el proceso. El trabajo tuvo como objetivo desarrollar una herramienta para la planificación de citas y registros de pacientes de manera óptima en las clínicas estomatológicas. Se realizó un estudio de innovación tecnológica en la clínica estomatológica “Ana Betancourt” del municipio Playa en La Habana, Cuba. Se cumplieron las normas éticas establecidas para el tipo de investigación donde se involucran participantes. Para el desarrollo de la herramienta se dispuso de conexión a Internet, computadora y del programa Microsoft Excel® 2021. Se siguieron las fases del sistema incremental para la realización de herramientas informáticas: de análisis, diseño, codificación, pruebas y mantenimiento. La aplicación y sus respectivas versiones están disponibles en el repositorio de Zenodo. Se estableció un esquema de funcionamiento de interacción entre el paciente y el operario. Seguidos los pasos para el desarrollo de la herramienta digital, se confeccionaron cinco hojas de cálculo con dos entornos de trabajo, uno para el registro de los pacientes y el otro para el otorgamiento de citas. El tiempo promedio para el registro general y el de citas de pacientes, mediante la herramienta, fue de 2,75 y 1,03 respectivamente. En cambio, al emplear el método tradicional, en ambos casos, fue de 5,31 y 3,15 respectivamente. La herramienta propuesta aporta mejoras en el monitoreo de citas y registro de pacientes, combinando la disminución del tiempo en los procesos y el ahorro de recursos.@es

The granting of dental appointments to requesting patients is often a problem when automated tools are not available to reduce the time of completion and optimize the process. The objective of this work was to develop a tool for optimal appointment scheduling and patient registration in dental clinics. A technological innovation study was carried out in the Ana Betancourt stomatological clinic of the Playa municipality in Havana, Cuba. The ethical norms established for the type of research involving participants were complied with. For the development of the tool, Internet connection, computer and Microsoft Excel® 2021 program were available. The phases of the incremental system for the development of computer tools were followed: analysis, design, coding, testing and maintenance. The application and its respective versions are available in the Zenodo repository. An operational scheme of interaction between the patient and the operator was established. Following the steps for the development of the digital tool, five spreadsheets were created with two work environments, one for the registration of patients and the other for the granting of appointments. The average time for general registration and patient appointments, using the tool, was 2.75 and 1.03 respectively. In contrast, when using the traditional method, in both cases, it was 5.31 and 3.15, respectively. The proposed tool provides improvements in the monitoring of appointments and patient registration, combining the reduction of time in the processes and the saving of resources.@en

. Herramienta para la planificación de citas y registro de pacientes en clínicas estomatológicas appointment scheduling and the patient registration tool in dental clinics. Revista cubana de información en ciencias de la salud (cuba), [????].

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