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A importância da gestão documental no contexto do acesso aos documentos e difusão dos arquivos

The importance of document management in the context of access to documents and dissemination of archives

Aline Marcia Prade
Carlos Blaya Perez

In order for archives to provide users with knowledge and culture, they must be prepared to develop Document Management, both in analog and digital/electronic documents. After performing the Document Management, the files will be able to elaborate diffusion programs so that the users find more facilities in the access to the documents. Among the tools that can be used to develop the diffusion in the archives, stands out the Marketing that facilitates the relations between the users and the archive. In this context, the objective of the research is to demonstrate the contributions that Documentary management brings to increase access to documents and facilitate the diffusion process. However, these aspects will be presented in accordance with a research of a theoretical nature, elaborated through a bibliographical survey and review of the literature on the themes Documentary management, access and diffusion in archives. As a result, it can be emphasized that document management, access and diffusion are closely related, complementing each other as they are developed in the archive. In this way, both the file and the users gain, on the one hand the files speed up access to the documents besides expanding the range of users and, on the other hand, the users benefit from receiving the reliable information.@en

Para que os arquivos possam proporcionar aos usuários conhecimento e cultura, estes devem estar preparados para desenvolver a gestão documental, tanto nos documentos analógicos quanto nos digitais/eletrônicos. Após realizar a gestão documental, os arquivos estarão aptos a elaborar programas de difusão para que os usuários encontrem mais facilidades no acesso aos documentos. Dentre as ferramentas que podem ser utilizadas para desenvolver a difusão nos arquivos, destaca-se o Marketing que facilita as relações entre os usuários e o arquivo. Neste contexto, o objetivo da pesquisa é demonstrar as contribuições que a gestão documental traz para incrementar o acesso aos documentos e facilitar o processo de difusão. Contudo, estes aspectos serão apresentados em conformidade com uma pesquisa de natureza teórica, elaborada por meio de levantamento bibliográfico e revisão de literatura sobre os temas gestão documental, acesso e difusão nos arquivos. Como resultados, pode-se destacar que a gestão documental, o acesso e a difusão estão intimamente relacionados, complementando-se conforme são desenvolvidos no arquivo. Desta forma, tanto o arquivo quanto os usuários saem ganhando, por um lado os arquivos agilizam o acesso aos documentos, além de ampliar a gama de usuários e, por outro lado, os usuários são beneficiados ao receber as informações fidedignas. @pt

. The importance of document management in the context of access to documents and dissemination of archives a importância da gestão documental no contexto do acesso aos documentos e difusão dos arquivos. ágora, [????].

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