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This article's premise is to present the results of the Situational Diagnosis of Document Management to verify the existence of methodologies for managing archival documents that make up the server's functional dossier in the Department of Personnel Department of State Schools of Minas Gerais. To carry out the research, applied research was used, qualitative and quantitative, particularized as a mixed and inductive method. This method makes it possible to measure and quantify the responses collected through the instruments used to collect data for the construction of a Situational Diagnosis of Document Management, in institutional environments. As for the technical procedures for data collection, the interview, the online questionnaire and document analysis were used. In the end, it showed that many Archival Document Management practices used by schools in the state education network of Minas Gerais do not meet the perspectives of the institution itself in terms of: organization, control, access and retrieval of documents, since they are outdated practices. and in some cases inappropriate, which can damage the security, quality and accessibility of documents. Thus, it became evident that the current processes and practices require a significant change in the way of operating the daily activities of public servants who work in the Personnel Department of the institutions surveyed, which requires the adoption of new practices, methods of organization and treatment of documents.




                                            [1] => La premisa de este artículo es presentar los resultados del Diagnóstico Situacional de Gestión Documental para verificar la existencia de metodologías para la gestión de documentos de archivo que componen el expediente funcional del servidor en el Departamento de Personal del Departamento de Escuelas del Estado de Minas Gerais. Para llevar a cabo la investigación se utilizó la investigación aplicada, cualitativa y cuantitativa, particularizada como método mixto e inductivo. Este método permite medir y cuantificar las respuestas recolectadas a través de los instrumentos utilizados en la recolección de datos para la construcción de un Diagnóstico Situacional de la Gestión Documental, en ambientes institucionales. En cuanto a los procedimientos técnicos para la recolección de datos, se utilizaron la entrevista, el cuestionario en línea y el análisis de documentos. Al final, mostró que muchas prácticas de Gestión de Documentos de Archivo utilizadas por las escuelas de la red estatal de educación de Minas Gerais no responden a las perspectivas de la propia institución en términos de: organización, control, acceso y recuperación de documentos, ya que están desactualizados prácticas y en algunos casos inapropiadas, que pueden dañar la seguridad, calidad y accesibilidad de los documentos. Así, se evidenció que los procesos y prácticas actuales requieren de un cambio significativo en la forma de operar las actividades diarias de los servidores públicos que laboran en el Departamento de Personal de las instituciones encuestadas, lo que exige la adopción de nuevas prácticas, formas de organización y trato. de documentos. .
                                            [2] => O presente artigo tem como premissa apresentar os resultados do Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos para verificar a existência ou não de práticas metodológicas de gestão de documentos arquivísticos utilizadas no setor de Departamento de Pessoal de Escolas Estaduais de Minas Gerais para o gerenciamento do dossiê funcional dos servidores. Para realização deste estudo, utilizou-se a pesquisa aplicada, qualitativa e quantitativa, particularizada como método misto e indutivo. Esse método permite mensurar e quantificar as respostas coletadas por meio dos instrumentos utilizados na coleta dos dados para a construção de um Diagnóstico Situacional de Gestão de Documentos Arquivísticos em ambientes institucionais. Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, utilizou-se a entrevista, o questionário online e a análise documental. Ao final, evidenciou que muitas práticas de Gestão de Documentos Arquivísticos utilizadas pelas escolas da rede estadual de ensino de Minas Gerais não atendem às perspectivas da própria instituição nos quesitos: organização, controle, acesso e recuperação dos documentos, pois trata-se de práticas desatualizadas e, em alguns casos, inadequadas, o que pode gerar danos para a segurança, qualidade e acessibilidade dos documentos. Assim, evidenciou-se que os atuais processos e práticas exigem uma mudança significativa no modo de operacionalização das atividades diárias dos servidores públicos que atuam no Departamento Pessoal das instituições pesquisadas, o que requer a adoção de novas práticas, métodos de organização e tratamento dos documentos.
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